Aujourd’hui, un article intéressant et bien utile. A l’heure où notre local déborde de marchandise, à tel point qu’on perd l’opportunité de la vendre… Accumuler sans classer c’est s’encombrer.
Chronique. « Vider au lieu de stocker au bureau »
Le nantais Damien Fournier tient un blog « Les1440minutes » pour ne plus dire « Je n’ai pas le temps ». Il dispense des réflexions pour devenir plus efficace dans sa vie professionnelle. Nouveau rendez-vous : Comment vider au bureau pour ne pas stocker pour rien ?
Pendant mon enfance, mes parents ont été abonné à ce magazine. Ils empilaient, religieusement, chaque mois, chaque année, ces magazines et les rangaient au grenier. Je les entends encore dire : « On ne sait jamais, … pour un exposé des enfants »… et puis comme nous ne les ouvrions jamais, cette justification de stockage s’est mué en : « On les relira quand on sera en retraite ». Les piles étaient classés par année. Et puis un jour ils ont déménagé et se sont rendus à l’évidence: ils ne les reliraient jamais. Toutes les piles ont fini à la bene.
Stocker rassure face au temps qui passe
Plus récemment, je me souviens d’un après-midi à découper les fiches cuisine d’un magazine féminin. Là encore, « On se sait jamais »… Les fiches cuisine ont fini dans un élastique… Elles ont été ensuite remisé dans un tiroir d’où elles n’ont jamais revu la lumière.
Stocker donne l’illusion de construire quelque chose
Au travail, ce « On ne sait jamais » est très couteux. Nous passons toutes et tous des heures et des heures chaque année à ranger nos e-mails, à garder tels et tels documents car « On ne sait jamais », « On les (re)lira quand on aura le temps ». Ici stocker donne l’illusion de faire quelque chose. Cette pensée est inscrite dans notre esprit « Je range mes e-mails donc je travaille ». Rangero, Ergo Sum. Descartes, réveille-toi ils sont devenus fous.
Alors que franchement quand on y regarde de plus prêt, classer n’est pas travailler pour la très grande majorité des salariés. Ranger scrupuleusement ses e-mails, c’est perdre son temps. Des réservoirs de temps sont cachés dans ces petites actions anodines qui ne semblent pourtant pas très chronophages. Hélas, le vieux dicton s’applique toujours: les petits ruisseaux font les grandes rivières.
Stocker n’est pas agir.
J’imagine mal un employé dire à son patron « Ok je n’ai pas rappelé ce client mécontent mais regardez mes e-mails, mon ordinateur, mon bureau, comme ils sont bien rangés ! ».
Idem avec les articles/documents que vous recevez. Mon travail ne dépends pas du flux d’information contrairement à un journaliste ou un trader. Les articles que je lis sont donc tous : « Pour info ». Rares sont les articles « Pour Actions ». Mais il y en a. Après la lecture d’un article ou d’un post de blog, je me pose la question : « OK, quel action je peux faire avec ça ? ». Si je peux transformer en actions, je stocke, sinon, je jette. Je ne mets pas de côté en me disant « On ne sait jamais ».
Pour les articles qui me donnent des idées ou des chiffres à mettre dans une présentation, j’ai mon système de stockage (NDLR: Evernote) et des tâches hebdomadaires et récurrentes dans mon agenda. Elles consistent à transformer ces informations en actions.
Vous ne vous en rendez pas compte, mais chaque décision pompe de l’énergie. Oh, une dose infime mais pour chaque « Oui, non ? », « Je garde, je garde pas ? », « Dossier classé ? Client X ? Dossier en cours ? », « Fromage ou dessert ? », votre cerveau carbure et consomme de l’énergie pour presque rien. A la fin de la journée, ces centaines de choix vous ont pris une part importante de votre énergie de travail. En réduisant vos choix quotidiens, vous réduirez votre fatigue. Barack Obama expliquait dans une interview qu’il n’avait que deux couleurs de costume : gris ou bleu. Il se refuse de gâcher de l’énergie pour des décisions aussi triviales que ses habits ou sa nourriture.
Faites comme lui : au restaurant le midi, ne perdez pas une seconde à lire la carte de A à Z et à faire vingt « Oui, non », prenez systématiquement le plat du jour. Où posez la question au serveur « Vous recommendez quoi aujourd’hui ? ». Des minutes de gagner. Et puis jamais de dessert le midi. Vos début d’après-midi seront moins somnolentes et donc plus efficaces.
Au lieu de stocker, vider.
Vider votre cuisine :
enlever ces plats, outils que vous n’avez jamais utilisés, ces ustensiles à la mode qui encombrent plus vos tiroirs que vos mains.
Vider vos placards :
enlever ces vêtements que vous n’avez pas mis depuis plus d’un an. Faites reprendre par un couturier les pièces trop grandes et donner les pièces trop petites. Mettez à la benne ces classeurs de cours que vous ne rouvrirez jamais.
Au bureau:
Vider votre fond d’écran : enlever toutes ces icônes que vous n’utilisez jamais. Je n’ai aucune icône sur mon écran de bureau. Aucune. C’est du bruit pour les yeux. Ca occupe le cerveau inutilement. « Votre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les stocker » clame le pape de l’efficience américaine David Allen*.
Arrêter de trier vos e-mails, les outils de recherche sont largement suffisant dans 95% des cas. Ou mieux apprenez à les trier automatiquement avec les règles automatiques.
Ce lâcher-prise vous donnera d’abord un sentiment de liberté, ensuite de l’énergie, et enfin, et vous en prendrez vite conscience, cela vous donnera du temps. Beaucoup de temps.
Du temps de cerveau disponible pour faire des vraies choses :
– lire
– écrire
– bouger
– cuisiner
– jardiner
Dis autrement:
– inventer
– innover
– créer.